Logo - mój BIP
AKTUALNOŚCIPLIKI DO POBRANIAPRAWORODZAJE PODMIOTÓWLINKIKONTAKT

MójBIP to system publikowania informacji
w standardzie Biuletynu Informacji Publicznej.
Od 2003 roku zgodny z wymogami przepisów.
Dostępny przez całą dobę 7 dni w tygodniu.
Pełna historia zmian i wersji dokumentów.

Nowa wersja
Informacja publiczna
Dla kogo BIP
Co publikować w BIP
Podmioty zobowiązane
Bezpłatne szkolenia
Cennik
Przykłady BIP
Demo
Nazwy plików i ich struktura

 

Bardzo częste problemy z BIP wynikają z nie z trudności w obsłudze czy błędów aplikacji, a raczej niezorganizowanego systemu nazewnictwa i hierarchii. W związku z tym, postanowiliśmy zaproponować kilka prostych rozwiązań jakie pomogą w pracy z BIP i nie tylko. Na pewno jednak pomogą nam samym i odbiorcom informacji publicznej w przebijaniu się przez gąszcz informacji.

Podstawowe i najczęściej spotkane niezgodności jakie można w bardzo łatwy sposób zniwelować:

  1. Chaotycznego systemu nazywania plików, lub pseudo zorganizowany
  2. Brak hierarchicznej struktury treści
  3. Załączniki w nietypowych formatach danych
  4. „Rozrzucanie” odnośników po treści bez ich grupowania

To tylko niektóre przykłady tego jak można sobie i innym utrudnić życie.

Chaotyczny system nazewnictwa

Zacznijmy od chaosu nazewniczego. Jeśli organizacja publikuje na przykład ogłoszenia o przetargach warto zastanowić się jak nazwać plik z ogłoszeniem, SIWZ itd., tak by łatwo można było się domyśleć czego dotyczy dany dokument czy załącznik. Często spotykamy się z tym, że użytkownicy nazywają pliki: przetarg.doc, przetarg1.doc ogloszenie.doc siwz.doc itd. Załóżmy, że odbywają się u nas 3 przetargi w roku, każdy z nich w innej dziedzinie a mimo wszystko na Pulpicie (bo to jest ulubione miejsce przechowywania plików) mamy przetarg.doc przetarg(1).doc przetarg1.doc

nie wiadomo co jest czym ....

Proponujemy rozwiązanie następujące:

sygnatura_nazwa_dokumentu.rozszerzenie.

np.: ZDP_III_3-12/2007_Oglosznie.pdf

Od razu wiadomo o jaki przetarg chodzi i jaki jest to dokument w danym przetargu. Warto też zwrócić uwagę na to jakie jest rozszerzenie pliku, Jeśli to tylko możliwe a w 99% przypadków, tak, tworzymy dokumenty w formacie uniwersalnych dokumentów np. PDF. Doc nie jest uniwersalny bo nie każdy posiada Microsoft Word - co się może wiązać z niezrozumieniem właściwym treści. PDF jest multiplatformowy i jego odczytanie możliwe jest na każdym komputerze a teraz także i na telefonach komórkowych i podobnych urządzeniach.

Nie nazywajmy też plików np 1, 2 ,3, 1a itd.. za rok nikt nie będzie miał pojęcia co to za pliki - a jeśli ktoś będzie musiał przejąć naszą pracę nijak nie będzie wiedział „co autor miał na myśli”. Szanujmy siebie i innych.

Jeśli plików w danym przetargu jest wiele przygotujmy także plik ZIP w którym znajdą się wszystkie dokumenty w BIP i łatwiej i szybciej będzie zainteresowanemu pobrać żądaną treść.

Hierarchia treści

Nie wszyscy mają ścisły umysł, ale każdy rozumie doskonale hierarchię, struktury podporządkowane i zależności pomiędzy nimi. W strukturze treści jest podobnie.

Jeśli folder zawiera wszystkie pliki typu uchwala rady gminy i różnią się one tylko kolejnym numerem - trudno jest komukolwiek szukać to co jest mu aktualnie potrzebne. Zastosować tu warto strukturę hierarchiczna np:

Uchwały --> Kadencja I

Rok 2001

Rok 2002

Rok 2003

Kadencja II

Rok 2004

--> Projekty

--> Uchwalone

--> Odrzucone

W ten sposób łatwiej jest cokolwiek odnaleźć, a można też posłużyć się mechanizmami do automatyzacji pracy.

 

 
Regulamin SerwisuPolityka PrywatnościKontakt
Copyright by KORNET 2009